62% от институциите са отбелязали увеличение на обема на заявките за академични справки през последните пет години, докато се очаква 40% от настоящите регистратори да се пенсионират в рамките на следващите 5-10 години. Регистратурата обслужва всеки студент и всеки академичен отдел, но работи с остарели системи, които едва ли комуникират помежду си. AI агент, вграден в платформа за управление на проекти, може да автоматизира работните процеси по планиране на курсове, обработка на изключения при регистрация, обработка на академични справки, одити на дипломи и проследяване на съответствието с FERPA.
По-долу е готов за копиране подсказък за AI агент, който можете да поставите в ClickUp, за да създадете цялостно работно пространство за регистрационни операции за минути. Но преди да го използвате, е полезно да разгледате оперативната натовареност, която този вид система е предназначена да разреши. За повечето регистрационни служби проблемът не е, че работата е неясна. Проблемът е, че работата е разпределена между твърде много системи, крайни срокове и одобрения, за да може някой да види ясно целия процес.
Кой трябва да използва тази настройка за регистрационни операции
Тази настройка е предназначена за регистратори, помощник-регистратори, екипи за планиране, персонал, отговарящ за архивите, администратори на одити на дипломи, оценители на прехвърлени кредити, координатори на церемонии по дипломиране и персонал, отговарящ за съответствието, който е натоварен с прехвърлянето на работата на регистратора между множество системи и срокове. Тя е особено полезна за институции, които вече разполагат със SIS, но все още разчитат на ръчна координация за управление на изключения, одобрения, работни потоци на записите и процеси, основани на политики.
Проблемът: Регистратурата е гръбнакът на институцията и се държи на Banner и тиксо
Ако работите в регистратурата, знаете нещо, което останалата част от кампуса не оценява напълно: вашият офис е ангажиран в почти всеки контакт със студентите – от записването до дипломирането. График на курсовете, регистрация, оценяване, академични справки, одити на дипломите, прехвърляне на кредити, спазване на FERPA, управление на каталога, обработка на дипломирането. И по някакъв начин всичко това се извършва чрез комбинация от 20-годишна SIS система, имейл и система за архивиране, която само двама души от вашия персонал разбират.
Оперативният натиск е безмилостен. Проучване на GAO установи, че средно 43% от кредитите, получени в първоначалното учебно заведение, се губят по време на прехвърлянето, а оценката на прехвърлените кредити е един от процесите в офиса, изискващи най-много ръчна работа. Към това се добавят: изключения при регистрацията, които изискват ръчно преодоляване, заявки за академични справки, които се увеличават в края на всеки семестър, одити на дипломите, които трябва да съгласуват каталози от преди десетилетие, и обучение по FERPA, от което се нуждае всеки нов служител, а всеки стари служител забравя.
Регистратурата е мястото, където институционалната политика се превръща в оперативна реалност. Когато комисиите по учебни програми одобряват промени, регистратурата ги въвежда в каталога. Когато преподавателите променят скалите за оценяване, регистратурата прекодира системата. Когато студентите се нуждаят от своите документи, регистратурата е пазител на тези документи. Това е административната служба в кампуса, която е най-силно регулирана и изисква най-много процеси, а в същото време е хронично недоукомплектована с персонал.
Как CU Anschutz реши този проблем: Кампусът CU Anschutz на Университета на Колорадо замени пет стари системи с ClickUp за над 170 потребители в централизирания си ИТ екип. Ръчното изготвяне на отчети беше премахнато напълно.
Анна Алекс, директор на отдела за технологични услуги на кампуса:
Моралът на екипа се повиши, защото хората искат да решават проблеми, а не да създават пивотни таблици.
Моралът на екипа се повиши, защото хората искат да решават проблеми, а не да създават пивотни таблици.
Това е възможността тук. Не да заменим SIS, а да създадем един видим оперативен слой около работата, която се извършва между системите, персонала и одобренията. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за регистраторски операции във вашата платформа за управление на проекти.
Това е възможността тук. Не да заменим SIS, а да създадем един видим оперативен слой около работата, която се извършва между системите, персонала и одобренията. Най-бързият начин да тествате този модел е да създадете работеща конфигурация за регистрационни операции във вашата платформа за управление на проекти.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата регистратура? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашата система за управление на студентите (SIS), обема на записите и пречките във вашия работен процес.
Искате ли да тествате подобен модел във вашата регистратура? Започнете с указанията по-долу и ги адаптирайте към вашата система за управление на студентите (SIS), обема на записите и пречките във вашия работен процес.
Задачата: Създайте своя работен пространство за регистрационни операции с изкуствен интелект
Копирайте този подсказ, поставете го в ClickUp Brain, за да създадете свой собствен ClickUp Super Agent, попълнете данните на вашата институция и ще получите пълно работно пространство за регистрационни операции с работни потоци за планиране, проследяване на изключения, управление на академични справки и мониторинг на съответствието.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ йерархии на задачите, логика на маршрутизиране, контролни точки на ниво услуга и работни потоци за одобрение. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на типа на вашата институция, настройките на SIS и натоварването на регистратурата.
Резултатът трябва да ви даде солиден първоначален проект на вашата оперативна структура, включващ йерархии на задачите, логика на маршрутизиране, контролни точки на ниво услуга и работни потоци за одобрение. След това вашият екип може да го персонализира, за да съответства на типа на вашата институция, настройките на SIS и натоварването на регистратурата.
→ Готови ли сте да създадете своя първи Super Agent?
Отворете ClickUp Brain и поставете горния текст, за да създадете персонализиран Super Agent за вашето работно пространство.
Как да го настроите в ClickUp (4 стъпки)
Стъпка 1: Създайте структурата на работното си пространство
Създайте специално пространство, наречено „Регистратурни операции“, с четири папки:
- График и регистрация: списъци за изготвяне на график на курсовете, управление на секциите, изключения при регистрацията и наблюдение на записванията
- Документи и академични справки: списъци за заявки за академични справки, одити на дипломи, разрешения за дипломиране и оценки на прехвърлени кредити
- Съответствие и политика: списъци за проследяване на обучението по FERPA, регистри за разкриване на информация, актуализации на каталога и внедряване на промени в учебната програма
- Завършване и церемонии: списъци за заявления за дипломиране, логистика на церемониите, обработка на дипломи и проверка на отличия
Стъпка 2: Конфигурирайте персонализирани полета за всяка задача
Добавете тези полета към шаблоните си за задачи на регистратурата ( вижте всички типове персонализирани полета ):
| Поле | Тип | Цел |
| Студентски идентификационен номер | Кратък текст | Идентификатор на студента за свързване на записи |
| Тип заявка | Падащо меню | Академична справка, Изключение, Одит, Оценка на трансфер, FERPA, Други |
| Приоритет | Падащо меню | Стандартен, Бърз, Ускорен, Спешен |
| Каталожна година | Кратък текст | Приложима каталожна година на студента за одит на дипломата |
| Статус „В очакване“ | Падащо меню | Няма, Финансови, Академични, Дисциплинарни, Множество |
| Обработка на SLA | Дата | Целева дата на завършване въз основа на типа на заявката |
| Верига за одобрение | Хора | Съветник, отдел, регистратор, назначен за тази заявка |
| Флаг FERPA | Поле за отметка | Показва, че задачата включва записи, защитени по FERPA |
Стъпка 3: Поставете подсказката в ClickUp Brain
Отворете ClickUp Brain в новото си пространство и поставете подсказката отгоре. Попълнете вашите променливи (име на институцията, брой студенти, SIS, обем на академичните справки, брой на персонала). Brain създава работните потоци за планиране, маршрутизиране на изключения, процеси за академични справки и проследяване на съответствието като задачи и подзадачи, които можете да използвате веднага. (Нови в Super Agents? Вижте как да създадете първия си стъпка по стъпка. )
Стъпка 4: Настройте автоматизации за текущо управление
Конфигурирайте тези основни автоматизации, така че системата да работи самостоятелно ( научете как работят потребителските полета в автоматизациите ):
| Когато… | След това… |
| Получена заявка за академична справка със статус „задържана“ ≠ Няма | Спрете обработката, уведомете студента за типа на блокировката, създайте задача за отстраняване на блокировката |
| Изключение при регистрацията, което не е обработено в рамките на 48 часа | Ескалирайте към ръководителя на регистратурата, уведомете студента за закъснението |
| Крайният срок за обучението по FERPA е след 30 дни за всеки служител | Създайте задача за напомняне за обучение и уведомете супервайзора, ако не бъде изпълнена в срок |
| Подадена молба за дипломиране | Извършвайте автоматизирана проверка на академичните степени, маркирайте оставащите изисквания, създавайте задачи за ръчна проверка за гранични случаи |
| Получена оценка на прехвърлените кредити | Проверете базата данни за еквивалентност за предварителна оценка на същия курс/учебно заведение, автоматично попълване, ако бъде намерено съвпадение |
Какво обхваща агентът през целия цикъл на регистрационните операции
AI агентът за регистрационни операции не е заместител на SIS. Това е система, която работи във вашето работно пространство за управление на проекти и управлява сложността на работния процес, за която вашата SIS не е проектирана: маршрутизиране на одобрения, проследяване на изключения, прилагане на SLA и координация между отделите. SIS съхранява данните. Агентът движи работата.
| Етап от жизнения цикъл | Какво прави агентът | Какво замества |
| Създаване на графици | Управлява многоетапния работен процес от заявките на отделите през разрешаването на конфликти до окончателното качване в SIS, проследява използването на залите и степента на запълване | Планиране на базата на електронни таблици с разрешаване на конфликти чрез имейл |
| Регистрация | Препраща заявките за изключения през вериги за одобрение въз основа на типа, налага крайни срокове, проследява времето за обработка | Хартиени формуляри и вериги от имейли за отмяна на предварителни изисквания и изключения от капацитета |
| Обработка на академични справки | Управлява процеса от заявката до доставката с проверки за задържане, проследяване на SLA и предупреждения за натоварване на персонала в пиковите периоди | Ръчно управление на опашките без видимост на пречките в обработката |
| Одити на академични степени | Проследява заявки за заместване, работни процеси за одобрение на дипломирането и съгласуване на каталожната година при промени в програмите | Индивидуални одити с колективно знание за това кои изключения са били одобрени |
| Съответствие с FERPA | Проследява завършването на обученията, регистрира разкритията, управлява разследванията на инциденти и наблюдава споразуменията с трети страни | Годишни имейли за обучение, които остават непрочетени, и регистри за разкриване на информация в папки |
| Прехвърляне на кредити | Поддържа бази данни за еквивалентност, насочва консултациите на отделите, проследява процента на приемане и управлява споразуменията за сътрудничество | Оценяване на всеки курс от нулата всеки път, дори за курсове, които вече са били оценявани |
Искате ли да видите как работят Super Agents в реална среда на ClickUp? Гледайте видеото по-долу, за да видите как работят на практика генерираните от изкуствен интелект работни потоци, задачи и автоматизации.
Вариации за различни видове институции
Посоченото по-горе указание важи за всички висши учебни заведения, които използват ClickUp. Адаптирайте указанието за вашето учебно заведение:
| Тип институция | Ключови настройки |
| Изследователски университет R1 (над 30 000 студенти) | Използвайте пълния подсказък такъв, какъвто е. Добавете сложността на магистърските/професионалните програми (кредити за дисертация, проследяване на комплексни изпити, изисквания за резидентура). Разширете оценката на прехвърлените кредити за курсове на магистърско ниво. Интегрирайте с работни потоци за управление на грантове за записване на асистентски позиции в научноизследователската дейност. |
| Университет R2 (10 000–30 000 студенти) | Опростете планирането до централизиран модел. Намалете сложността при оценяването на прехвърлените кредити, като се фокусирате върху 20-те най-големи институции, от които идват студенти. Добавете работни потоци за координация между отделите за управление на промените в учебната програма. |
| Предимно институция за бакалавърско обучение (2 000–5 000 студенти) | Наблегнете на личния подход при обработката на изключения (по-малко заявки, но всяка от тях е по-важна). Опростете проследяването на FERPA за по-малкия персонал. Добавете по-силна интеграция на съветниците за прегледи на академичните постижения, тъй като съотношението съветник-студент е по-ниско. |
| Общински колеж (5 000–20 000 студенти) | Наблегнете силно на оценката на прехвърлените кредити и управлението на споразуменията за съвместно обучение (това е основното предизвикателство). Добавете проследяване на двойната/едновременната регистрация. Опростете одитирането на дипломите съгласно изискванията за сертификати и степени „associate“. Съгласувайте с държавните рамки за прехвърляне. |
| Професионални училища (500–5000 ученици) | Фокусирайте се върху проследяването на завършването на програмите и издаването на документи за квалификация (сертификати, дипломи). Заменете традиционната обработка на академични справки с работни потоци за проверка на квалификациите. Добавете проследяване на правото на лицензиране като компонент на одита на дипломите. Опростете изискванията на програмите, специфични за отрасъла. |
Извършвайте регистрационни операции на едно място
Регистрационните операции се провалят, когато планирането, изключенията, академичните справки, одитите, оценките на трансферите и проследяването на съответствието се намират в отделни системи без обща оперативна визия. С ClickUp Brain, Custom Fields и Automations вашата институция може да превърне регистрационните операции в една повтаряема система, която поддържа по-бързо маршрутизиране, по-добра видимост на пречките, по-ясни прехвърляния и по-силно проследяване на съответствието.
Целта не е да замести вашия доставчик на SIS или академични справки. Целта е да се намали координационната работа около тях, да се подобри прозрачността по отношение на крайните срокове и одобренията и да се помогне на вашия офис да се справя с голям обем работа, свързана с политиките, без да разчита на „археология“ на имейли и локална памет. Започнете с горното указание, адаптирайте го към типа на вашата институция и SIS средата и създайте настройка, която вашият регистрационен екип може действително да използва всеки семестър. Започнете безплатно с ClickUp.
Често задавани въпроси
Може ли изкуственият интелект да се справи със сложността на планирането на курсовете при конфликти с залите и ограниченията на преподавателите?
AI агентите не решават NP-трудни оптимизационни проблеми. Те управляват работния процес около планирането: събиране на заявки от отделите, проследяване на нарушения на ограниченията, насочване на задачи за разрешаване на конфликти и регистриране на промени след публикуването на графика. Регистраторът все още взема решенията за планиране, но агентът гарантира, че нищо не се пропуска между заявката и окончателния график.
Работи ли това с Banner, Colleague или PeopleSoft?
Работното пространство на AI агента работи успоредно с вашата съществуваща SIS. То не чете или записва директно във вашата SIS. Вместо това управлява оперативните работни потоци (одобрения, изключения, проследяване на съответствието), свързани с транзакциите в SIS. Представете си го като слой за управление на проекти върху вашата система за записи, подобно на начина, по който CU Anschutz консолидира пет стари системи в един оперативен слой.
А какво става с FERPA съответствието за студентските досиета в работната среда?
ClickUp притежава сертификати SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 42001 и поддържа SSO, разрешения на базата на роли и криптиране при съхранение и пренос. Работното пространство е конфигурирано с нива на разрешения, които съответстват на вашите контроли за достъп по FERPA. Персоналът вижда само задачите, които са свързани с неговата роля. Няма данни, които се използват за обучение на AI модели. Пълни подробности на страницата за сигурност.
Как се обработват заявките за академични справки по време на пиковите периоди?
Автоматизацията проследява обема на академичните справки по седмици и го сравнява с историческите модели. Когато обемът надвиши прага на капацитета на персонала, тя задейства сигнали за назначаване на временен персонал или разрешение за извънреден труд. Проследяването на SLA гарантира, че спешните и ускорени заявки се приоритизират, а автоматизацията на проверката за задържане предотвратява загубата на време за обработка на заявки, които ще бъдат блокирани.
Може ли това да помогне при вълната от пенсиониране на регистраторите?
Да, но не чрез заместване на регистраторите. Агентът събира институционалното знание в структурирани работни потоци: документирани процеси на одобрение, бази данни за еквивалентност, прецеденти за изключения и процедури за съответствие. Когато опитни регистратори се пенсионират, оперативното знание остава в системата, вместо да си тръгне заедно с тях.